Darum braucht jeder Unternehmer einen Notfallkoffer
Das Corona-Virus ist allgegenwärtig. Und es zwingt beispielsweise Unternehmer dazu, sich mit dem Thema Krankheit und sogar dem eigenen Ableben auseinanderzusetzen. Denn fällt der Firmenlenker aus, steht wichtiges Know-how nicht mehr zur Verfügung. Welche Vorkehrungen Unternehmer unbedingt treffen sollten.
Unverhofft kommt oft. Vor Unfällen, längeren Krankheiten oder gar dem Tod ist niemand gefeit – das gilt auch für Firmeninhaber. Solch ein „Notfall” kann vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit starker Anbindung an die Unternehmerfamilie ins Wanken bringen. Denn die betriebsnotwendigen Informationen konzentrieren sich hier häufig auf den alleinigen Inhaber.
Doch laut der Stiftung Familienunternehmen haben zurzeit nur etwa 30 Prozent der mittelständischen Familienunternehmer überhaupt einen Plan für den Nachlass und die Nachfolge im Unternehmen vorliegen. Und noch weniger haben eine konkrete Nachfolgeregelung ausgearbeitet, die die Interessen der Familie und des Unternehmens ausbalanciert und wahrt. Bei fast niemandem könnte also der Betrieb beim Ausfall des Firmenchefs störungsfrei weiterlaufen. Um den Betrieb in einem solchen Fall vor unnötigem Schaden zu bewahren, um sich selbst, die Unternehmerfamilie und die Arbeitsplätze abzusichern, ist es deshalb unbedingt ratsam, einen Notfallplan oder „Notfallkoffer“ parat zu haben. Jeder Firmeninhaber sollte für den Fall, dass er sein Unternehmen nicht mehr selbst leiten kann, Vorsorge treffen. Sonst droht im schlimmsten Fall das Aus seines Lebenswerkes.
Gefahr der existenziellen Krise
Doch viel zu oft wird das Szenario von den Unternehmenslenkern verdrängt: Wer rechnet schon damit, plötzlich im Betrieb auszufallen? Viele Firmenchefs haben aus diesem Grund keine ausreichende Notfallvorsorge. Doch wenn der Chef gerade in einem kleinen Unternehmen von heute auf morgen – sei es vorübergehend oder dauerhaft – nicht mehr zur Verfügung steht, kann das für die Firma schnell zur existenziellen Krise werden. Bereits eine fehlende Unterschriftsberechtigung kann fatale Folgen haben.
Und weil sich schwere Krankheiten oder Unfälle nun mal nicht vorhersagen lassen, müssen die Verantwortlichen eines Unternehmens unbedingt vorausschauende Vorsorge treffen. Dafür ist ein privater sowie betrieblicher Notfallkoffer bestens geeignet. Dieser Koffer – es kann auch eine Mappe oder ein Ordner sein – soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, um die wichtigsten Informationen zusammenzustellen und notwendige Regelungen konkret umzusetzen.
Ersatz für den Notfall
Die ausgewählten Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein. Dies kann durch die zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura. Denkbar ist, in etwas größeren Unternehmen auch einen Beirat einzurichten. Der könnte aus anderen Unternehmern, einem Anwalt und/oder dem Steuerberater, die im Normalfall beraten und im Notfall einspringen können, bestehen.
Es geht im Grunde vor allem darum, Verantwortung zu übertragen. So werden mit einer vorausschauenden Planung im Idealfall folgende Fragen beantwortet: Wer kann und soll sich bei einem Schicksalsschlag, der zum Ausfall des Geschäftsführers führt, um das Unternehmen kümmern? Wer nimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben wahr? Wer hat Kontovollmachten und darf Personalverträge abschließen?
Wichtige Dokumente und Informationen bündeln
Ob physisch im Notfallkoffer oder elektronisch sicher hinterlegt: Aufgelistet gehören beispielsweise Versicherungspolicen, Informationen zu Passwörtern und PINs (Stichwort: Digitaler Nachlass), der Aufbewahrungsort des Testaments, der Gesellschaftervertrag und die Patientenverfügung sowie weitere nützliche Informationen wie Kontakte der Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner und eventuell eine Vermögensaufstellung. Denn wer in die Bresche springen muss, braucht alle nötigen Informationen.
Empfehlenswert ist außerdem ein Unternehmertestament, in dem geregelt ist, wie es mit der Familie und der Firma weitergehen soll. Wichtig ist dabei, dass das Testament unbedingt mit dem Gesellschaftsvertrag synchronisiert wird. Schließlich gilt hierzulande: Gesellschaftsrecht vor Erbrecht. Auch wenn solche Vorsorgeregelungen zeitaufwändig sind: Wer nicht frühzeitig zu Lebzeiten vorsorgt, gefährdet in einem echten Notfall das Überleben des Unternehmens.
Nützlicher Blick von außen
Wichtig ist es, sich professionelle Unterstützung beim „Packen“ zu holen. Der Blick durch Dritte hilft klare Planungen zu entwickeln. Denn diese schauen von außen auf das Unternehmen und die Familiensituation, losgelöst von persönlichen Verwicklungen und Emotionen. Unterstützung können beispielsweise professionelle Finanzplaner leisten. Die Professionals verstehen sich als Koordinatoren des Beratungsprozesses und garantieren im Netzwerk mit anderen Fachberatern (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare) optimale und individuell zugeschnittene Lösungen.
